אחת השאלות הראשונות שכדאי לשאול כשמתחילים לתכנן אירוע היא פשוטה מאוד:
האם הילדים מוזמנים לאירוע?
אין כאן תשובה אחת נכונה. יש משפחות שבוחרות להזמין את כל המשפחה, כולל הילדים, ויש שמעדיפות לערוך אירוע למבוגרים בלבד. זו החלטה שלכם, כמארחים. מה שחשוב הוא להחליט מראש ולעדכן את האורחים בצורה ברורה. אם החלטתם שהילדים מוזמנים, כדאי לציין זאת בהזמנה. ואם האירוע מיועד למבוגרים בלבד, גם את זה אפשר לכתוב בצורה מכבדת וברורה. תיאום ציפיות מראש יכול למנוע אי נעימויות, אי הבנות והפתעות ביום האירוע.
החלטתם להזמין ילדים? הנה כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון
איך מחשבים את מספר המנות לילדים?
כשמתכננים אירוע משפחתי, חשוב לקחת בחשבון שהילדים הם חלק מכמות האורחים, גם אם לא כולם אוכלים מנה מלאה. מקובל שלא לחשב ילדים עד גיל 3, מכיוון שברוב המקרים הם אוכלים עם ההורים. מגיל 8 ומעלה, כדאי כבר לחשב מנה רגילה. ומה לגבי הילדים שבאמצע? כדאי לספור כמה ילדים בגילאי 3–8 צפויים להגיע לאירוע ולעדכן את הקייטרינג מראש במספר מנות הילדים הדרושות. כך אפשר להיערך מראש ולהבטיח שגם הילדים יקבלו אוכל שמתאים להם, בלי להזמין כמות מיותרת של מנות.
בחרו מנות שהילדים באמת אוהבים
לא כל מנה שמתאימה למבוגרים תתאים גם לילדים. באירוע משפחתי כדאי לחשוב מראש אילו מנות הילדים צפויים לאכול. שניצל, צ'יפס, בורקסים או בלינצ'ס הם בדרך כלל בחירות בטוחות, במיוחד כאשר מדובר בילדים בגילאים שונים. המטרה היא לא רק שיהיה לילדים מה לאכול, אלא גם למנוע מצב שבו האוכל מוגש, אבל הילדים כמעט לא נוגעים בו.
אל תשכחו את מקומות הישיבה
זו אחת הטעויות שאנחנו פוגשים לא מעט באירועים. לפעמים סופרים את הילדים לצורך האוכל, אבל שוכחים שגם הם צריכים מקום לשבת. ולפעמים בכלל לא סופרים אותם, כי חושבים שהם "ילדים, הם כבר יסתדרו". אבל בפועל, גם ילדים צריכים כיסא, ובדרך כלל הם גם יודעים למצוא לעצמם מקום ליד השולחן. 🙂
לכן, כשמתכננים את סידור השולחנות והכיסאות באירוע, חשוב לקחת בחשבון גם את מספר הילדים. תכנון נכון מראש ימנע צפיפות, מחסור בכיסאות וישיבה לא נוחה, ויאפשר לכל המשפחה ליהנות מהאירוע בנוחות.
עדכנו את צוות ההגשה
אם יש באירוע שולחנות שמיועדים לילדים, כדאי לעדכן את צוות המלצרים מראש. כך צוות ההגשה יודע היכן נמצאים הילדים ויכול להגיש את מנות הילדים ישירות למקומות הנכונים ובזמן המתאים. זה גם יכול למנוע מצבים משעשעים פחות – כמו פתיחה של מנה שמיועדת למבוגרים, כשילד החליט שהיא בדיוק מה שמתאים לו, לקח שני ביסים וגילה שהיא קצת חריפה מדי…
גם הפרטים הקטנים משפיעים על האירוע
כשמתכננים אירוע, קל להתמקד בדברים הגדולים: האולם, התפריט, העיצוב וכמות האורחים. אבל דווקא ההחלטות הקטנות שמתקבלות מראש יכולות להשפיע מאוד על ההתנהלות ביום האירוע.
האם הילדים מוזמנים? כמה מהם צפויים להגיע? אילו מנות יתאימו להם? איפה הם ישבו? והאם צוות ההגשה יודע מראש שהם חלק מהאירוע? כמה דקות של תכנון מראש יכולות לחסוך הרבה לחץ ואי נעימות בהמשך.
בקייטרינג להתענג, אנחנו מאמינים שאירוע מוצלח מתחיל הרבה לפני שהאורחים מגיעים. תכנון נכון והתאמה של התפריט לאופי האירוע ולקהל המוזמנים הם חלק מהליווי שאנחנו נותנים לכל אירוע. כי בסופו של דבר, המטרה היא פשוטה: שהאירוע יהיה מסודר, נעים ומכובד, ושבעלי השמחה יוכלו להיות עם האורחים שלהם, ליהנות ולשמוח.
