כל מי שערך פעם אירוע יודע מה זה להיות בלחץ 😊
והלחץ, לא תמיד מעומס הכנות או משימות, אלא מהפחד להיות במרכז, להיות המארחים "ואם יהיה פדיחה???"
בקייטרינג להתענג, קייטרינג בירושלים בהשגחת בד"ץ העדה החרדית, אנחנו מלווים משפחות באירועים מכל הסוגים ורואים שוב ושוב כיצד תשומת לב לפרטים הקטנים עושה את כל ההבדל. הנה כמה דברים קטנים שיכולים לחסוך הרבה פדיחות ועוגמת נפש בכל אירוע, קטן או גדול.
רשימה מסודרת של נותני השירות
ערכו רשימה מסודרת של כל נותני השירות אולם, צלם, מאפרת, קייטרינג, נהג, פרחים… ותשמרו אותה במקום קבוע ונגיש. בפלאפון בתיק או בארנק, ביום האירוע לא תרצו להתחיל לחפש: “למי יש את המספר של המאפרת?” כדי לבדוק למה היא מאחרת, או למי יש מפתח לאולם כי הקייטרינג דופק שם על הדלת הנעולה.
טיפ קטן שלנו: תשלחו את הרשימה גם לעוד בן משפחה אחד לפחות, שיהיה גיבוי.
תכנון לו"ז מדויק ותיאום ציפיות
הרבה מהלחץ באירועים מגיע בכלל מחוסר תיאום. מי מגיע מתי? מתי מתחילים ההגשות? מי מדבר? כמה זמן מוקצב לכל חלק? ומתי קמים לרקוד? כשכל נותני השירות יודעים מראש מה קורה, האירוע זורם הרבה יותר רגוע.
ועוד נקודה חשובה שחשוב לתאם מראש, זה את הכיבודים והנאומים: מי מברך? מי נואם? מי אומר דבר תורה? ומתי בדיוק זה קורה?
כשלא מתכננים מראש, נוצרות המתנות, בלבול ולפעמים גם אי נעימות מהדוד שהזמנו לדבר ולא היה לו מה להגיד (כן, יש גם דודים כאלה…) כדאי לעדכן מראש את המכובדים והנואמים, כדי שכל אחד ידע מתי תורו ולהימנע מהפתעות של הרגע האחרון.
ערכת עזרה ראשונה לאירוע
לא צריך להילחץ מכל דבר קטן, אבל כן כדאי להיות מוכנים. תיק קטן עם: סיכות ביטחון, פלסטרים, אקמול, דאודורנט, מסיר כתמים, חוט ומחט ואפילו סוכריות או ממתק קטן לילד שנדבק לחצאית של אמא, דברים כאלו יכולים להציל מצבים בדיוק ברגעים הלא צפויים.
ומה עושים אם בכל זאת קרתה פדיחה?
קודם כל זוכרים: הכל מלמעלה. וכל מה שקורה הכל לטובה!
אבל מעבר לזה, הדרך שבה המארחים מגיבים משפיעה הרבה יותר מהתקלה עצמה. כשאתם מחייכים, רגועים וממשיכים הלאה, גם האורחים מרגישים שהכל בסדר. ובסוף? אנשים כמעט אף פעם לא זוכרים את התקלה עצמה הם זוכרים עד כמה היה לא נעים או לחילופין את האווירה, את השמחה ואת ההרגשה הטובה שהייתה באירוע. וזה בדיוק מה שחשוב!
בקייטרינג להתענג, קייטרינג בירושלים בהשגחת בד"ץ העדה החרדית, אנחנו מאמינים שהצלחה של אירוע נבנית הרבה לפני שהאורח הראשון מגיע — בתכנון נכון, בליווי אישי ובירידה לפרטים הקטנים שיוצרים אירוע מכובד, רגוע ומוקפד.
